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¿Tienes 15 minutos libres? Aquí está cómo hacer que cuenten

Por Lisa Rabasca Roepe | Publicado en Interés General | 21 de octubre, 2017

Vivir MejorCuando tenemos sólo 15 minutos entre reunión y reunión, o esperando en la fila para retirar el café o el almuerzo, nuestra inclinación natural es, o responder un email, mirar las redes sociales, o chatear por whatsapp.

Estos no siempre son los usos más productivos para estos pequeños cortes de tiempo, según varios expertos.

Ellos dicen que hay muchas cosas que puedes lograr en esos 15 minutos, si haces tres cosas:

1. Separa tu lista de tareas en tareas y proyectos, y enfócate en las tareas.

2. Escribe tu lista de tareas de manera que te permita tomar acciones inmediatas.

3. Mira el email y las redes sociales con un enfoque en seguir adelante.

Tareas Vs. Proyectos

La definición de una tarea es algo que te toma de cinco a 10 minutos, dice Kathy Lee, experta en tecnología de productividad y propietaria de DoubleSpaces LLC, una compañía que ayuda a las personas a usar la tecnología para aumentar su productividad.

Hay varias acciones que ahorran tiempo que puedes llevar acabo con tu teléfono cuando sólo tienes 15 minutos libres, dice Lee. Estas incluyen:

• Anular las suscripciones de correo basura.

• Buscar ideas de recetas para la cena de esta noche.

• Llamar al médico, dentista, salón, veterinario, etc. para hacer una cita.

• Leer un artículo que guardaste de algún sitio web o red social en Pocket.

También puedes utilizar ese tiempo para anotar las tareas que llegan a tu mente como incompletas, como recoger el alimento para tus mascotas de camino a casa del trabajo, dice Mayo Wang , experta en productividad, entrenadora y consultora.

Hacer una lista de cualquier cosa que en la que estés pensando hacer pero no lo has hecho todavía te permite liberar tu mente para considerar otras ideas y temas, dice ella. Tener una lista de tareas pendientes en tu cabeza “es en realidad una de las más grandes distracciones,” dice Wang.

Del mismo modo, Wang recomienda usar el tiempo entre reuniones, aunque sean sólo 10 o 15 minutos, para anotar elementos de acción y plazos de tu última reunión antes de que comience la próxima reunión. Además, dice, es menos probable que te olvides de un plazo si lo anotas de inmediato.

Listas de tareas pendientes activas

Una lista de tareas vagamente escrita con palabras como presupuesto, tarjeta de cumpleaños o pagar la universidad puede desanimarte, dice Maura Thomas, experta en productividad, autora y fundadora de Regain Your Time.

En lugar de eso, dice, escribe tu lista de manera que te permita tomar acciones inmediatas, en lugar de tener que pensar en qué hacer. Por ejemplo, una lista de tareas activas sería algo así:

• Introducir totales en la hoja de cálculo

• Encontrar la dirección de Jane vía Google o enviando un email a un amigo para poder enviarle una tarjeta de cumpleaños

• Pagar la factura de la matrícula de la universidad por internet

“Elimina las palabras vagas como planificar, implementar y desarrollar,” dice Thomas, “porque si solo tienes unos minutos, ver una palabra como ‘desarrollar’ en tu lista actuará como algo largo, y probablemente te la saltarás.”

Otra manera de hacer que tus listas de tareas sean más útiles es categorizarlas en cuatro cuadrantes: trabajo, familia, hogar, yo. Al enfocarte en los objetivos de un cuadrante a la vez, puedes utilizar tu tiempo más sabiamente, dice Lisa Woodruff, experta en productividad y propietaria de Organizar 365.

Usar las redes sociales y el email para moverte hacia adelante

Puedes usar pequeños lapsos de tiempo para ponerte al día en las redes sociales y escanear correos electrónicos, pero tu meta final debe ser ayudarte a ti, a tu cliente, o a tu equipo a moverse adelante.

Por ejemplo, al escanear tu correo electrónico, enfócate en responderle rápidamente a tu cliente que está atascado o miembro del equipo que necesita más dirección, dice Woodruff. “La clave es escanear tus redes sociales y correo electrónico con el propósito de hacer avanzar a todo el mundo,” dice. “Tiernas citas, emails largos para leer, y las llamadas telefónicas largas pueden esperar.”

La mayoría de nosotros podríamos estar el día entero absorbidos contestando correos electrónicos, dice Lee, pero eso no nos dará ningún sentido de logro. “Nunca oí a nadie decir, ‘Leí todos mis correos electrónicos hoy,’ como si fuera un logro,” dice Lee.

Divagación necesaria

A veces lo más productivo que puedes hacer es dejar vagar tu mente y permitirte soñar despierto. Varios estudios demostraron que una mente errante puede ser tanto un pozo de creatividad como un lugar para analizar problemas complejos. “Ser productivo es la función de estar enfocado y trabajar desde ese estado de paz mental,” dice Wang. “No se trata de hacer, hacer, hacer.”

La próxima vez que estés esperando en la fila, en lugar de abrir las redes sociales, escribe dos aspectos de tu vida por las que agradeces, sugiere Marie Levey-Pabst, fundadora de Create Balance. “Tomarte el tiempo para recordar eso por lo que estás agradecido impulsará tu estado de ánimo, perspectiva y enfoque,” dice.

Considera pasar 10 o 15 minutos practicando la atención plena, meditando, o simplemente cerrando los ojos, dice Thomas. “El cerebro necesita tiempo para consolidar y generar percepciones,” dice, “y estas no son cosas que podamos ordenar a nuestros cerebros hacer.”

Publicado originalmente en TrucosParaVivirMejor.com

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