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Esta lista de tareas para aumentar la productividad de 100 años de antigüedad aún funciona de maravilla

Por James Claro | Publicado en Negocios | 30 de Enero, 2017

Reibox BlogEn 1918, Charles M. Schwab era uno de los hombres más ricos del mundo.

Schwab (por extraño que parezca, no tiene relación con Charles R. Schwab, fundador de la Charles Schwab Corporation) fue el presidente de Bethlehem Steel Corporation, el mayor constructor naval y el segundo mayor productor de acero de los EE.UU. en ese momento. El famoso inventor Thomas Edison una vez se refirió a Schwab como el ” trabajador maestro.” Él buscaba constantemente una ventaja sobre la competencia.

Algunos difieren sobre la fecha, pero según el historiador Scott M. Cutlip, fue un día de 1918 en el que Schwab (en su búsqueda por incrementar la eficiencia de su equipo y descubrir mejores formas de hacer las cosas) tuvo una reunión con un importante y respetado consultor de productividad llamado Ivy Lee.

Lee era un exitoso hombre de negocios en su propio derecho y es ampliamente recordado como un pionero en el campo de las relaciones públicas. Según la historia, Schwab llevó a Lee a su oficina y le dijo: “Muéstrame una manera para hacer más cosas.”

“Déme 15 minutos con cada uno de sus ejecutivos,” respondió Lee.

“¿Cuánto me costará?” preguntó Schwab.

“Nada”, dijo Lee. “A no ser que funcione. Después de tres meses, puede enviarme un cheque por lo que usted sienta que vale para usted.”

El método Ivy Lee

Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Lee explicó su método simple para lograr la máxima productividad:

1. Al final de cada día laboral, anota las seis cosas más importantes que necesites llevar a cabo mañana. No escribas más de seis tareas.

2. Prioriza esos seis ítems en orden de su verdadera importancia.

3. Cuando llegues mañana, Enfócate sólo en la primera tarea. Trabaja hasta que la primera tarea esté terminada antes de pasar a la segunda tarea.

4. Aborda el resto de tu lista de la misma manera. Al final del día, mueve cualquier ítem sin terminar a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.

5. Repite este proceso todos tus días laborables.

La estrategia parecía simple, pero Schwab y su equipo ejecutivo en Bethlehem Steel decidieron probarlo. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantado con el progreso que su compañía había tenido que llamó a Lee a su oficina y le escribió un cheque por $ 25.000.

Un cheque de $ 25,000 en 1918 es el equivalente a un cheque de $ 400.000 del año 2015.

El Método de Ivy Lee de priorizar tu lista de tareas parece estúpidamente simple. ¿Cómo puede ser que algo así de sencillo valga tanto?

¿Qué lo hace tan eficaz?

Sobre administrar las prioridades bien

El método de productividad de Ivy Lee utiliza muchos de los conceptos sobre los que escribí anteriormente.

Esto es lo que hace que sea tan eficaz:

Es lo suficientemente simple como para funcionar.

La crítica principal a los métodos como éste es que son demasiado básicos. No tienen en cuenta todas las complejidades y matices de la vida. ¿Qué pasa si surge una emergencia? ¿Qué hay sobre usar lo último en tecnología para nuestro máximo beneficio?

En mi experiencia, la complejidad es a menudo una debilidad porque hace que sea más difícil ponerse en marcha. Sí, surgirán situaciones de emergencia y distracciones inesperadas. Ignóralas tanto como te sea posible, trata con ellas cuando debas, y vuelve a tu lista de prioridades tan pronto como sea posible.

Usa reglas simples para guiar los comportamientos complejos.

Te obliga a tomar decisiones difíciles.

No creo que haya algo mágico en el número seis de Lee de tareas importantes por día. Podrían ser fácilmente cinco tareas por día. Sin embargo, sí creo que haya algo mágico en la imposición de limitarte a ti mismo.

Yo descubrí que lo mejor que puedes hacer cuando tienes demasiadas ideas (o cuando estás abrumado por todo lo que tienes que hacer) es podar tus ideas y recortar todo lo que no sea absolutamente necesario. Las restricciones pueden hacerte mejor. El método de Lee es similar a la Regla 25-5 de Warren Buffet, el cual dice que te enfoques en sólo cinco tareas críticas e ignores todo lo demás.

Básicamente, si no te comprometes con nada, todo te distraerá.

Elimina la fricción de empezar.

El mayor obstáculo para terminar la mayoría de las tareas es empezar. (Salir del sofá puede ser difícil, pero una vez que realmente comienzas a correr, es mucho más fácil terminar tu entrenamiento.) El método de Lee te fuerza a decidir sobre tu primera tarea la noche anterior.

Esta estrategia ha sido increíblemente útil para mí: Como escritor, puedo perder fácilmente tres o cuatro horas debatiendo sobre lo que debería escribir en determinado día. Si lo decido la noche anterior, sin embargo, puedo despertar y empezar a escribir inmediatamente. Es muy sencillo, pero funciona.

Al principio, empezar es tan importante como tener éxito.

Requiere que hagas una sola tarea.

La sociedad moderna ama la multitarea. El mito de la multitarea es que estar ocupado es sinónimo de ser mejor. La verdad es exactamente lo opuesto.

Tener menos prioridades conduce a un mejor trabajo. Estudia a los expertos mundiales de casi cualquier campo (atletas, artistas, científicos, maestros, CEOs) y descubrirás una característica que todos ellos tienen en común: el enfoque.

La razón es simple. No puedes ser bueno en una tarea si estás constantemente dividiendo tu tiempo de 10 formas diferentes. Dominar algo requiere enfoque y consistencia.

¿El punto? Haz lo más importante primero cada día. Es el único truco de productividad que necesitas.

Publicado originalmente en Blog.Reibox.com

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