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6 Hábitos que las personas que terminan todas las cosas de sus listas de tareas pendientes tienen

Por Gwen Moran | Publicado en Interés General | 26 de julio, 2016

Super ExitososPocas cosas son tan satisfactorias como terminar ese último ítem de tu lista de tareas pendientes del día (excepto cuando es la lista del lunes y la terminas el jueves).

Pero, aunque no lo creas, hay algunas personas que terminan las cosas de sus listas diarias en el día en el que se lo propusieron.

“Tienes que hacer una lista que te prepare para el éxito,” dice la auto-proclamada “creadora de listas compulsiva” Paula Rizzo, autora de Listful Thinking: Using Lists to Be More Productive, Highly Successful, and Less Stressed.

No es sorprendente que las personas que terminan sus listas todos los días compartan algunos hábitos que los ayuden a lograrlo. Esto es lo que saben que puede ayudarte a terminar las cosas de tus listas diarias también.

1. Conocen sus estilos de trabajo

Sherry Chris, CEO de Better Homes & Gardens Real Estate, para crear una ventaja sobre sus tareas diarias planifica la noche anterior, incluyendo la elección de su atuendo para el día siguiente.

Se levanta a las 5 de la mañana para atender los medios sociales para que estás no la distraigan por la tarde, dice. “No sólo pueden ser una enorme pérdida de tiempo, sino una distracción que resta valor a tu capacidad de concentrarte en las tareas que tienes a mano,” dice ella.

Pero no todos nosotros somos personas mañaneras, dice Rizzo. Para algunas personas, levantarse antes que el sol no es sostenible. Necesitas saber cuando tienes energía y bloques de tiempo para organizar y enfocarte en determinados proyectos que requieran tu total atención. Al entender qué tipo de trabajo haces mejor en los diferentes momentos del día, puedes organizar tu lista para que se adapte a tu estilo.

2. Saben el tiempo que les toma

Cuando Debbie Good, profesora de negocios en la University of Pittsburgh’s Katz Graduate School of Business, le enseña sobre administración del tiempo a sus estudiantes de MBA, hace que cuenten en bloque de 15 minutos cuantos bloque les tomas realizar una tarea por dos días enteros. Muchos se sorprenden de lo mucho que realmente usan para hacer ciertas tareas, dice ella. Podrías pensar que sólo pasaste 15 minutos revisando las redes sociales, pero en realidad podría ser cuatro o cinco veces eso.

Usa una aplicación o un buen lápiz y papel para revisar el tiempo que estás gastando en hacer las cosas que haces todos los días, dice ella. Una vez que tengas una buena idea de cuanto te toma realizar diversas tareas, podrás usar esas cantidades para ayudarte a crear tu lista.

Rizzo agrega que es una buena idea aumentar un poco esos tiempos, tal vez añadiendo 10% al tiempo que crees que te tomará o una media hora adicional dependiendo de la tarea. Con eso también te cubres por cualquier cosa inesperada que pueda ocurrir, dice Rizzo.

3. Miran el contexto del día

Good dice que también tienes que mirar tu lista con el contexto del día. Si tienes un día lleno de reuniones o necesitas pasar tiempo en un gran proyecto con un plazo inminente, simplemente no puedes esperar hacer tantas tareas como lo harías si tuvieras un par de horas libres. Planifica tu día de acuerdo a las limitaciones de tiempo que tengas, para poder planificar hacer varias tareas dentro de los intervalos que tengas, dice ella.

4. Tienen una lista de “suficiente”

Dentro de la lista general, probablemente tengas una colección de tareas mínimas que tienes que hacer para mantener a tu jefe, compañeros de trabajo, clientes y otros VIPs contentos. Esos ítems deben ser priorizadas. Luego, una vez que los hayas completado, puedes empezar a trabajar en otras tareas con el conocimiento de que tienes las cosas más importantes hechas, dice ella.

5. Crean un impulso

Jen O’Neal, fundadora y CEO de Tripping.com, es una entusiasta creadora de listas, y “le da mucho placer tachar cosas,” dice ella. Así que apunta unas cuantas tareas simples para hacer primero, para así tener una sensación de logro muy temprano en el día, lo que la motiva a seguir adelante y luchar contra la sensación de estar abrumada.

6. Delegan y borran

Acéptalo: Probablemente hay algunas cosas de tu lista que no necesitas hacer, ya sea porque son innecesarias, o porque alguien más podría hacerlas por ti, dice Rizzo. Mira bien lo que tienes planeado para el día, y busca ítems que puedas delegar, tercerizar o eliminar por completo, dice. Puede que pienses que es más rápido si lo haces tú mismo, pero crearás un entorno insostenible si tratas de hacer todo por tu cuenta.

Además, si tienes esas tareas que parecen pasarse para los otros días, día tras día; necesitas abordar eso. Si alguna tarea de la lista aparece más de tres veces, tienes o bien fijar una fecha límite y lograr que se haga, o dejarla por ahora con un recordatorio para revisar la tarea o el proyecto más adelante.

Publicado originalmente en blog.reibox.com

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